Een gastblog door Aurelie Litynski, 5 manieren om wat geluk toe te voegen aan je zakelijke emails
We hebben allemaal onze eigen stijl bij het schrijven van zakelijke e-mails.
Het kan super formeel zijn, recht door zee, te direct – of juist te vriendelijk.
Soms beseffen we niet eens hoe de mensen aan de andere kant ons zien. Als ze onze e-mails lezen, denken ze misschien dat we agressief, gemeen of bazig zijn. En dan, als ze ons ontmoeten en een echt gesprek hebben, zeggen ze: “Hé, je bent helemaal niet zoals je in je e-mails overkomt!”
Een van mijn klanten heeft dit onlangs meegemaakt. Haar nieuwe collega’s hadden een heel ander beeld van wie ze was totdat ze haar persoonlijk ontmoetten, omdat haar e-mails zo direct waren.
Dus wat is de oplossing om ervoor te zorgen dat je niet te negatief klinkt in je e-mails, zelfs als je boodschap moeilijk over te brengen is?
Voeg een beetje vrolijkheid toe aan je zakelijke e-mails!
Hier zijn vijf dingen die je kunt proberen:
🟡 Voeg een prettige & persoonlijke begroeting toe
Bijvoorbeeld:
Hé, [Naam], fijne maandag! / Fijne vrijdag!
Ik hoop dat je een geweldig weekend hebt gehad!
Ik ben benieuwd naar je advies over [onderwerp].
Hoe is [recent project] afgelopen?
Ik hoop dat je een positieve week hebt!
Ik vond je recente [foto/artikel/social media post] geweldig.
Ik dacht net aan jou en [gedeelde herinnering].
🟡 Voeg humor toe (als het gepast is)
Ik hoop dat je je koffie al op hebt!
Hallo van de andere kant 👋
Hoi, ik ben het weer, maar maak je geen zorgen – ik zal het kort houden!
Hallo, mijn favoriete collega…
🟡 Gebruik emoji’s om je emoties uit te drukken (= digitale lichaamstaal)
Afhankelijk van de context kunnen emoji’s een effectieve manier zijn om onze emoties en lichaamstaal digitaal uit te drukken. Gebruik ze als interpunctie!
Het toevoegen van een emoji maakt bijvoorbeeld een positief verschil in hoe je deze twee zinnen leest:
“Bedankt voor de vergadering vandaag” of…
“Het was een geweldige vergadering – bedankt voor je inbreng 👍”
Hier versterkt de emoji de erkenning die je probeert te geven.
Dit zijn de emoji’s die ik het meest gebruik als ik zakelijke e-mails verstuur:
Om positiviteit te versterken/ succes te vieren: 😀- 👍- 🙌 – 👏- 🤩 – 🥳 – ☀️
Wanneer ik een verzoek heb/een uitdaging deel: 🤪- 🙃 – 🙏- 🙈 – 🙂
❌ Voeg geen emoji’s toe aan het einde van elke zin in al je e-mails!
✅ Kies in plaats daarvan het juiste moment (en niet te vergeten het juiste publiek!) om je emoties en lichaamstaal met emoji’s uit te drukken.
Als je emojis goed gebruikt, kan het enorm helpen om je boodschap goed over te brengen. Probeer het eens!
🟡 Bemoediging/erkenning/positiviteit toevoegen
Positieve feedback/erkenning/waardering ontvangen van anderen helpt ons om ons gezien te voelen en geeft ons het gevoel dat we iets bereikt hebben. Het motiveert ons om op een hoog niveau te blijven werken. Het is een vorm van positieve bekrachtiging.
Positieve zinnen in een e-mail kunnen de toon van de e-mail veranderen en beïnvloeden hoe de ontvanger erop reageert.
Hier zijn een paar voorbeelden die je kunt gebruiken, afhankelijk van de context:
Heel erg bedankt voor je hulp 🙏
Ik heb je hulp bij dit project erg gewaardeerd
Jullie steun maakt zo’n verschil
We zijn zo’n geweldig team 😀
Jullie doen het geweldig 👏
Ik realiseer me hoe complex het project is, en ik waardeer jullie harde werk enrom
Je hebt het hele team geïnspireerd met je ideeën vandaag – geweldige vergadering!
Ik heb je inzichten tijdens de vergadering vandaag echt gewaardeerd – bedankt dat je dat punt naar voren hebt gebracht.
Goed gedaan!
Je kunt het!
Ik stuur je positieve vibes voor je presentatie vandaag
Sluit af met een positieve noot
De manier waarop je je e-mail afrondt is superbelangrijk. Het is net als afscheid nemen als je iemand persoonlijk ontmoet. Eindig je bericht altijd beleefd of waar het kan, voeg iets vriendelijks toe, zoals
Ik wens je een fijne dag!
Ik hoop dat je een positieve en productieve middag hebt!
Geniet van je lunchpauze!
Heb een geweldige week!
Ik wens je een succesvolle dag!
Ik wens je een welverdiende rust dit weekend!
Laten we snel weer eens bijpraten – het zou geweldig zijn om je te zien!
Het maakt niet uit waar je e-mail over gaat (ook al deel je iets uitdagends, vraag je iemand om iets te doen, stel je een nieuwe taak, enz.)
Natuurlijk moet je rekening houden met je publiek en kiezen wat geschikt is voor de ontvanger. Je stuurt niet dezelfde dingen naar nieuwe klanten of je baas als naar bijvoorbeeld een goede collega.
In die situaties kan het lastig zijn om de juiste balans te vinden tussen vriendelijk, grappig en professioneel.
Denk na over je begroeting, het gebruik van emoji’s, positieve aanmoediging en vriendelijke woorden 😅
En onthoud: het gaat er niet om de e-mail twee keer zo lang te maken en onoprechte positiviteit te sturen. Mijn beste tip is om het simpel te houden en te menen wat je zegt voor maximaal resultaat.
Less is more, soms!
Dit zijn al 5 manieren om wat geluk toe te voegen aan je zakelijke emails.
🤔 Meer inspiratie nodig om een grappige & andere out-of-office te schrijven? Ik heb er onlangs een artikel over geschreven! Wellicht handig nuttig zijn voor je volgende vakantie – Neem een kijkje: https://www.linkedin.com/pulse/tips-crafting-funny-out-of-office-messages-aurelie-litynski-/
Laten we meer geluk verspreiden in onze e-mails!
Stay Happy & Healthy!
Aurelie
This guest blog is written by:
Aurelie Litynski
Positive Work Culture Expert
Connect with me on Linkedin: https://www.linkedin.com/in/aurelielitynski/
Watch my TEDX “How to be Truly Happy at Work”: https://youtu.be/_aOXlc-NqOc
